1. Kann man eigene Vorlagen verwenden?
1.1. Layoutvorlagen
Ja, es ist möglich und erwünscht eigene Vorlagen zu erstellen und zu verwenden. Hierzu folgen ein paar Hinweise, bitte beachten Sie auch die Hilfe im Programm!
Es können Word (.docx) und PDF Vorlagen verwendet werden.
Allgemein
Die Layoutvorlagen sind in einem speziellen Ordner des Programmes abgelegt.
Sie erreichen diesen Ordner durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Liste der Layoutvorlagen: (4. Layout und Design unter 1. auf „Keine Vorlage gewählt“ klicken)
Auf einem Windows-7 System ist der Ordner normalerweise: C:\ProgramData\Thosch GmbH\FoDoX
Eine Layoutvorlage besteht aus 3 Teilen
Layoutvorlage für die erste Seite (Deckblatt) ( = 1) optional
Layoutvorlage für die Seite mit den Bildern ( = 2) Pflicht
Layoutvorlage für eine letzte Seite (= 3 ) optional
Unterstützt werden PDF Vorlagen und DOCX (Microsoft Office Dokument) Dateien.
Der Aufbau der einzelnen Dateinamen ist folgender:
Tmpl1Name.docx/pdf = Deckblatt
Tmpl2Name.docx/pdf = Bilderseite
Tmpl3Name.docx/pdf = letzte Seite
Hinweis: Der Name nach der Kennzeichnung (Tmpl 1, 2, 3) muss zwingend gleich bleiben, damit FoDoX diese zuordnen kann!
Um eine Vorschau der Vorlage bei Vorlagen mit eigener Bilderanordnung zu erhalten, speichern Sie bitte ein Bild für die Anzeige der Vorschau unter dem Namen Tmpl2Name.jpg im Ordner ab.
Name steht hier für den Namen der Vorlage, wie er dann in FoDoX angezeigt wird.
Felder
Damit nun Ihre Daten und/oder Bilder an den richtigen Stellen in der Vorlage eingefügt werden können müssen dort entsprechende Platzhalter erfasst werden.
Folgende allgemeine Felder sind verfügbar:
– Seite = Aktuelle Seite
– Seiten = Gesamtseiten
– Titel
– Beschreibung
– Datum
– Aktenzeichen
– Adresse1 – hinterlegte Adresse für die erste Seite
– Logo1 – hinterlegtes Logo für die erste Seite
– AdresseN – hinterlegte Adresse für die weiteren Seiten
– LogoN – hinterlegtes für die weiteren Seiten
– SeitenInfo – hinterlegte Seiteninformation
– ProjektInfo – zusammengesetztes Feld aus dem Aktenzeichen sowie dem Projektdatum
– und natürlich die von Ihnen angelegten eigenen Felder in den Grunddaten.
Diese eigenen Felder in den Grunddaten legen Sie sinnvoll in einer Vorlagedatei ab.
Dies können Sie unter „Speichern unter/FoDoX Vorlagedatei(.tfdt)“ und starten dann über „Neu von Vorlage“
Pro Bild sind folgende Felder verfügbar (immer gefolgt von der Bildnummer der Seite):
– Bild
– BTit (= Titel)
– Auto (= Autor)
– Besc (= Beschreibung)
– Datu (= Datum)
– Tite (=Abbildungstext gem. der Definition in den Grundeinstellungen)
– DaNa (= Dateiname)
– VDaN (= Vollständiger Dateiname inkl. Pfad)
– Gru1 (=Gruppe 1)
– Gru2 (=Gruppe 2)
– Gru3 (=Gruppe 3)
– GruA (=Alle Gruppen)
– BilN (=Bildnummer)
Die Felder müssen je nach Art (docx oder pdf) unterschiedlich in der Vorlage angegeben werden:
Docx: Hier müssen die Felder als Entwickler-Elemente eingefügt werden.
PDF: Hier sind PDF Vorlagen mit Formularfeldern notwendig.
Im Folgenden ist nun jeweils ein Weg zur Herstellung von Vorlagen beschrieben. Ein einfacher Weg ist auch folgender: Kopieren Sie sich eine von unseren mitgelieferten Vorlagen und ändern Sie diese nach Ihren Vorstellungen.
Docx Vorlagen mit Microsoft Office ab Version 2007 erstellen:
Um mit Office die Felder einfügen zu können, müssen die Entwicklertools aktiviert werden.
Klicken Sie dazu auf die Microsoft Office Schaltfläche und dann wählen Sie dort ‚Word-Optionen‘.
Unter der Rubrik ‚Häufig verwendet‘ finden Sie dort ‚Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen‘.
Fügen Sie für Textfelder ein ‚Nur-Text-Inhaltssteuerelement‘ ein.
In den Eigenschaften geben Sie bei Titel und Tag den Namen des auszugebenden Feldes ein.
Für Bilder wählen Sie bitte ein Bild-Inhaltssteuerelement aus. Das erste Bild nennen Sie dann Bild1, das zweite Bild2 und so weiter. Ein Beispiel können Sie der Datei Tmpl2Demo.docx entnehmen.
Hinweis:
In den Vorlagen dürfen keine Kopf- oder aber Fußzeilen enthalten sein. Beim Erstellen der Dokumentation werden eventuell vorhandene Kopf- bzw. Fußzeilen automatisch entfernt.
1.2 Vorlagedatei
Eine firmen- oder projektspezifische Vorlagedatei optimiert Ihre Arbeitsabläufe und individualisiert ihre Bilddokumentationen.
Eine Vorlagedatei (.tfdt) erstellen Sie wie folgt:
- Start FoDoX
- Füllen Sie inhaltlich alle Felder, die in Ihre Vorlage immer gleich bleiben sollen, denn beim Start „Neu von Vorlage“ werden diese Felder automatisch gefüllt und erleichtern die Datenerfassung. Diese können jederzeit bei der Verwendung angepasst und bearbeitet werden.
- Dies ist mit den fest definierten Feldern wie Titel, Aktenzeichen etc. möglich, zum anderen aber auch über individuelle Felder, welche Sie in ihren Layoutvorlagen verwenden können.
Individuelle Felder:
Legen Sie optional selbst die gewünschten und benötigten Felder unter Grunddaten an.
Klicken Sie in eine Zeile und geben Sie den Feldnamen an. Der Wert wird dann später zum Projekt gefüllt, aber auch eine inhaltliche Vorbelegung ist möglich.
Bitte bei der späteren Verwendung der Felder in der Layoutvorlage auf die genaue Schreibweise achten!
Beachten Sie bei der Erstellung auch die Einstellungen unter „Einstellungen“ wie Adresse, Logo etc. sofern Sie diese Felder verwenden möchten. Konfigurieren Sie Gruppen (Einstellungen, Allgemein) sofern Sie diese nutzen möchten und nehmen Sie Layouteinstellungen vor. Wählen Sie Ihre Vorlage und die gewünschten Optionen.
Wenn Ihre Vorlage entsprechend gestaltet ist, wählen Sie „Datei speichern“. Vergeben Sie einen Dateinamen und wählen Sie „FoDoX Vorlagedatei“ als Dateityp. Die Vorlagedatei wird in dem gewünschten Verzeichnis gespeichert.
- Beim nächsten Start von FoDoX verwenden Sie dann „Datei“/“Neu von Vorlage“ und beginnen dann mit der Erfassung. Ein nachträgliches Zuordnen der Vorlagedatei ist nicht möglich.
- Anpassungen der voreingestellten Daten können jederzeit vorgenommen werden und individuell zu dem jeweiligen Projekt (tfdx/tfd) gespeichert werden.
2. Erstellt die Thosch GmbH auch Vorlagen nach meinen Wünschen?
Selbstverständlich erstellen wir Ihnen gerne auch eine eigene Word/PDF Vorlage nach Ihren Wünschen.
Für eine Standardvorlage schicken Sie uns gerne Ihren Entwurf und wir setzen diesen für Sie um. Der Preis hierfür beträgt pauschal 85€ zuzgl. gesetzl. Mehrwertsteuer. Bei sehr zeitaufwendigen und spezialisierten Vorlagen würden wir Ihnen vorab ein Angebot mit entsprechendem Preis erstellen.
3. Warum werden die mitgelieferten Vorlagen nicht mit meinen Daten gefüllt?
Die Vorlagen, die Sie bei FoDoX finden, sind im Wesentlichen feste Beispiele ohne Felder. Diese können Sie natürlich gerne nach Ihren Vorstellungen anpassen. Sie finden diese im Vorlagenordner wie unter Punkt 1. beschrieben
Die Vorlagen „Default“ und „Default1“ haben integrierte Felder, welche Sie mit Ihren eigenen Daten füllen können.
Adresse und Logo können hier über Einstellungen/Adresse, Logo eingegeben werden. Bei bereits angelegten Projekten erfolgt dies über 1. Grunddaten/Optionen und Einstellungen/weitere Einstellungen /Adresse, Logo.
